Meer en meer bedrijven digitaliseren hun boekhouding. Dit juichen wij uiteraard toe!

Bij onze klanten is het OCR’en van PDF facturen zeer populair.
Ook jouw klanten gebruiken steeds vaker OCR software om de digitale facturen om te zetten in een XML formaat hetwelk ze kunnen ‘inlezen’ in elk degelijk boekhoudpakket zoals Venice Bedrijfssoftware.

Je kan er dus best voor zorgen dat jouw facturen goed zijn opgesteld zodat de data op jouw facturen feilloos herkend worden door de OCR software.
Laten we jouw facturen even onder de loep nemen.

• Een logo kan OCR software vaak niet herkennen; zorg dus dat je bedrijfsnaam ook vermeld wordt in gewone tekst.
• Vermijd gekleurde achtergrond in regels met belangrijke data; dit zorgt voor minder contrast en dus minder herkenning. Gebruik liever geen watermerk.
• Zet duidelijk ‘factuurnummer’ bij het effectieve nummer, ’totaal bedrag’ bij het brutobedrag, ‘BTW bedrag’ bij het BTW totaal, enz. De meeste goede OCR software herkend ook andere talen.
• Vermeld de vervaldatum ipv een betaaltermijn.  OCR software kan immers niet rekenen!
• Houd het ontwerp zo eenvoudig en duidelijk mogelijk.

Nog een stuk efficiënter, is het versturen van elektronische facturen meteen in XML; dan ben je zeker dat jouw data correct worden ingelezen bij jouw klanten. En uiteraard : mail je facturen volautomatisch in batch om tijd te besparen.

Wil je graag elektronisch factureren?  Dan is Venice e-documenten de ideale tool voor jouw bedrijf.

Bel of mail ons gerust voor meer informatie over e-invoicing of elektronisch factureren.

P.S. : Zelfs de Overheid vertelt waarom je beter elektronisch factureert. Zij aanvaarden enkel nog e-facturen in peppol formaat; uiteraard geen probleem voor Venice.