Vaarwel papieren archief!

By in ,
Vaarwel papieren archief!

Het digitale parcours van Annexe.

8 jaar geleden besloten wij om onze financiële administratie volledig te digitaliseren. Dit voorjaar zetten we de laatste stoffige boekhoudkaften van 8 jaar geleden bij het oud papier!

In al die jaren hebben we al vele KMO’s en accountantskantoren kunnen enthousiasmeren om hetzelfde te doen.

Soms begint een traject met wat tegenpruttelen en alle mogelijke uitvluchten om het niet te moeten doen…De klanten die ons advies hebben gevolgd, zijn blij met hun digitale stap.

Als je start met digitaliseren, lijkt het soms meer werk dan die geoliede papieren molen. Als je het echter slim aanpakt, bespaar je sowieso tijd én nog belangrijker, de informatie is voor iedereen beschikbaar van waar ook ter wereld.

Het probleem bij veel bedrijven, is dat ze ondoordacht losse taken gaan digitaliseren. Een goede analyse vooraf voorkomt dat je achteraf beseft dat je voor de verkeerde werkwijze of software hebt gekozen.

Welke taken ga je eerst digitaliseren en in welke volgorde ga je verder? Met een degelijk (digitaal) plan investeer je in een vlot verloop van je efficiëntietraject. Tijdens het traject is het immers niet alleen belangrijk om de hoofd workflow stap voor stap te digitaliseren. Houd ook nauwkeurig alle randprojecten/informatie in de gaten en uiteraard de rapportering.

Sommige medewerkers blijven angstvallig vasthouden aan hun ‘oude systeem’ omdat ze het nieuwe systeem niet vertrouwen of omdat het veel gemakkelijker is om bij je oude gewoontes te blijven. Een goede begeleiding van je medewerkers is van primordiaal belang. Zij moeten immers overtuigd zijn om hun werkwijze aan te passen en een digitale mindset krijgen.

Eens die digitale trein is vertrokken, dien je mogelijke hindernissen tijdig te detecteren, oplossen en moedig doorgaan. Anders valt het traject stil en krijg je gefrustreerde medewerkers.

Heb je vragen rond digitalisering? Kom dan eens met ons praten.

P.S. : Een kennismaking rond digitalisering of een demo van Venice software is volledig vrijblijvend! Je kan er alleen maar wijzer van worden.

52 Comments

Comments are closed.